ASSISTANT ADMINISTRATIF ET DE GESTION – H/F – Service Des Achats

Votre rôle

• Assister le chef de service dans ses missions quotidiennes, le directeur sur des tâches occasionnelles et les acheteurs du service sur des tâches administratives et comptables
• Gérer des dossiers spécifiques tels les conventions de mise à disposition de mobiliers auprès de différentes structures
• Gérer les mobiliers et matériels réformés et notamment leur stockage, leur réaffectation, leur cession et leur destruction

Vos activités au quotidien

• Gérer les appels téléphoniques, les courriers, les mails et l’organisation de réunions
• Rédiger, mettre en forme des documents et mettre à jour des fichiers de données notamment pour les conventions de mise à disposition de mobiliers
• Assurer le mandatement de factures si besoin en support des acheteurs

• Organiser, suivre et mettre à jour les outils relatifs aux mobiliers et matériels réformés permettant notamment de traiter des besoins des services
• Élaborer des dossiers (rapports et délibérations) en vue d’une désaffectation, d’une réforme (destruction/don de ces biens)
• Organiser la vente aux enchères des biens (préparation des annonces, mise en ligne sur une plateforme, gestion des retraits avec les acquéreurs…)

• Procéder régulièrement à l’archivage des documents du service et à la mise à la destruction de ceux qui n’ont pas à être conservés
• Gérer et mettre à l’inventaire toutes les acquisitions de biens meubles à l’aide des outils informatiques dédiés (logiciels AS-TECH/GRAND ANGLE)

Votre cadre de travail

• Équipe de 6 personnes au sein du Service Achats
• Temps plein, 39 heures hebdomadaires (RTT)
• Équipements numériques performants (Suite Google Workspace…)
• Télétravail possible une journée par semaine
• Rémunération indicative de 26K€ selon grade et expérience